Hospodaření – středisko Lišák

PDF ke stažení

1. Jsme „firma“, máme IČO, tedy nikdy nenakupujeme na sebe – fyzickou osobu – NIKDY. Jsou případy, kdy vám prodejce vystaví doklad bez uvedení odběratele (může vypadat i jako faktura, ale místo odběratele je uvedeno „drobný prodej/ prodej fyzické osobě/ nevyplněno“), většinou to je nějaký paragon, účtenka, prodejka… to je ok. Ale pokud je nákup nad 10 000 kč, je lepší faktura.

2. V případě, že obdržíte doklad, okamžitě zkontrolujete jeho náležitosti. Musí zde být aktuální datum, přesný druh zboží, počet kusů, cena za položku a cena celkem. Dále zde musí být jasná identifikace prodejce: tj. jeho IČO, fakturační adresa, jméno. Neexistuje účtenka typu kostřík kde je napsáno „zboží 1x 33 kč“, nechte si vypsat paragon. Taky dejte bacha na „textilní potřeby, kancelářské potřeby“ atp., správně je: prostěradlo, ručník, propiska, pravítko.  Taky bacha na EET účtenky, tam je většinou vyčísleno jen DPH např.: zboží 15% = 950, zboží 21% = 700kč. 

3. V případě, že objednáváte z e-shopu, domluvte se na úhradě z bankovního účtu střediska s hospodářem.  Je to rychlejší a nemusíme řešit proplácení. Nezapomeňte mít schválený nákup od odd. vedoucího.

4. Fakturační adresa je VŽDY:
   Junák – český skaut, středisko Lišák Neratovice, z.s.
   Dr. E. Beneše 216
   277 11, Neratovice
   IČO: 186 217 16

Doručovací adresa je libovolná.

5. LIDL-shop a některé další eshopy neumožňují prodávat právnickým osobám (IČařům, tedy nám), v žádném případě tedy neobcházejte jejich systém a nesnažte se vyplňovat naše fakturační údaje do poznámek atp… Prostě smůla, z takového obchodu nic neobjednáte nebo vám to hospodář neproplatí. 

6. V případě objednávky z eshopu, kdy z nějakého důvodu musíte platit vy, tak nikdy – nikdy neplaťte z vašeho soukromého účtu, přes kartu nebo platební bránu. V takovém případě použijte dobírku a od přepravce si nechte vystavit doklad o zaplacení!

7. Pokud platíte v obchodě, můžete zaplatit kartou v případě, že dostanete zjednodušený daňový doklad (účtenku, prodejku, paragon), pokud ale budete vyplňovat IČO a další fakturační údaje střediska, tak je akceptovatelná jedině hotovost.

8. Doklady na termopapíře přechovávejte mimo sluneční svit a zdroje velkého tepla, zejména účtenky Kaufland jsou po nošení v peněžence leda na vyhození. Raději je foťte nebo kopírujte.

9. POZOR: pokud platíte hotově a dostanete pouze fakturu, musí na ní být nějakou formou napsáno, že platíte v hotovosti a kdy platba proběhla. Samotná faktura totiž v drtivé většině případů nevypovídá o tom, jestli jste ji zaplatili. Dokladem o zaplacení je až výpis z účtu při bezhotovostní platbě, nebo stvrzenka či příjmový doklad v případě platby v hotovosti.

10. Kdykoliv si nevíte rady, napište někomu zkušenému, oddílovému vedoucímu nebo hospodáři, je to lepší řešit předem než, abyste riskovali neproplacení nákladů.

Formulář na proplácení kurzů –> bit.ly/proplacenikurzu

V rozpočtu střediska bude každý rok vyhrazená částka na skautské vzdělávání členů střediska. Do skautského vzdělávání spadají veškeré zkoušky a kurzy, které budou zvyšovat kvalifikaci či zdokonalovat dovednosti využitelné v činnosti oddílů a středisek.

Z rozpočtu střediska bude skautské vzdělávání hrazeno v těchto výších cen kurzů:

• Rádcovské kurzy – 50 %
• Zdravotnické kurzy – 75 %
• Střediskové minimum – 75 %
• Čekatelské kurzy zakončené zkouškou – 100 %
• Vůdcovské kurzy zakončené zkouškou – 100 %
• Ostatní kurzy – dle rozhodnutí střediskové rady po posouzení konkrétní situace (0% – 100%)

Podmínkou pro hrazení z rozpočtu střediska je informování vedení střediska prostřednictvím elektronického
formuláře dostupného z webu bit.ly/proplacenikurzu. U kurzů v kategorii ostatní je nutné informovat SRJ, která schválí částku, která bude hrazena z rozpočtu střediska. Tento formulář je činovník povinen vyplnit i v případě, že nechce žádat o proplacení kurzu.

Maximální částka, kterou je možné čerpat na jednu osobu v součtu za kalendářní rok, je stanovena na 3 000 Kč. U mladších členů je rozhodnutí, zda vzdělávání hradit z rozpočtu střediska, na vedoucích oddílů. V případě vyčerpání vyhrazené částky, bude o úhradě ceny vzdělávání a její případné výši rozhodováno individuálně. Doprava na kurz nebude přímo dotována z důvodu participace (spolupodílení) účastníka na svém vzdělání. V případech, kdy by kvůli výrazně drahé dopravě byla ohrožena účast člena na kurzu, může rozhodnout vedení střediska o proplacení cestovného.

Tento formulář použijte v případě, že jste něco hradili v hotovosti. V případě, že chcete hradit platbu na fakturu z bankovního účtu střediska, kontaktujte hospodáře.

bit.ly/nahrajuctenku

Stav čerpání oddílového příspěvku a stav oddílové pokladny si můžete ověřovat na tomto místě.

bit.ly/oddilovakasa

Aktuálně platné směrnice:
SME 001/2025 k fungování a činnosti střediska
SME 002/2025 k hospodaření střediska

Již neplatné směrnice:
SME 001/2022 k fungování a činnosti střediska
SME 002/2022 k hospodaření střediska

Pro případ táborů, výletů a schválených „služebních“ cest můžete využít cestovní příkaz k proplacení nákladu za osobní přepravu. V případě požadavku na proplacení nákladů při použití vlastního automobilu musíte vždy vyplnit cestovní příkaz. Kvůli evidenčním účelům k tomuto používáme výhradně již jenom h.skauting.cz

Jak vyplnit příkaz?

• koukněte zda máte již přidaný automobil do evidence vozidel, pokud ne, tak ho přidáte následovně

• proskočte do nově pořízeného vozidla a nahrajte technický průkaz

• Nyní můžete založit cestovní příkaz

• Vyplňte poctivě všechny údaje, po uložení již můžete pořizovat jednotlivé cesty (je nutné pořídit minimálně dvě – cesta tam, cesta zpátky)

• Po vyplnění příkazu už zbývá jen příkaz uzavřít a vytisknout. Na vytištěný formulář připojte svůj podpis a předejte v papírové formě hospodářovi. Případně dokument můžete naskenovat a nahrát do formuláře pro proplácení účtenek. V případě, že to je cesťák pro akci, tak samozřejmě předejte hospodářovi akce. Ten to pak vše předá hospodářovi střediska.

Vyúčtování tábora se provádí výhradně skrze h.skauting.cz, po přihlášení proveďte kroky 1-3

1. Výběr správné role
2. Záložka tábory
3. Vyber svůj tábor

Nejprve se podíváme na Seznam účastníků – zde by se měl vyplnil reálný počet osobodní – případně u každého účastníka vyplnit počet dní (na obrázku níže krok 1)

Seznam účastníků

Buď lze jednotlivé záznamy editovat po jednom nebo můžeš editovat hromadně (horní zatržítko vybere všechny záznamy nebo si naklikáš jen některé).

——————-

Nyní se podíváme na evidenci plateb.

Evidence plateb

1. Nejdříve je potřeba načíst příjmy účastníků, toto se přebírá z vyplněných dat ze seznamu účastníků. Je potřeba to načíst ve dvou krocích a to nejdřív [od dětí a roverů + placeno přes účet > kliknout na importovat; poté znovu načíst příjmy a dát Od dospělých + placeno přes účet > a kliknout importovat]

Na našem příkladu už máme platby načtené (na obrázku krok 1)

Nyní si popíšeme krok 2

1. Načtené příjmy vidíme v bodu A, zatím jsou však v bance
2. Musíme část nebo všechny prostředky převést do pokladny tábora (zde jsme si ponechali 30 000 na účtu, na pozdější výdaje) = B.
3. Zde vidíme převod do pokladny tábora, nyní konečně máme v pokladně hotovost (toto jste skutečně obdrželi od hospodáře střediska na tábor) = C
4. Nyní již pořizujeme jednotlivé výdajové doklady (na obrázku u čísla 2 vybereme „typ: výdaje; způsob: pokladna“)
5. Číslo dokladu nemusíme vyplňovat, necháme si dogenerovat až na konci, kliknutím na tlačítko „generovat čísla dokladů“ = E
6. Vyplníme políčko komu: tedy komu vyplácíme prostředky (sobě, jinému vedoucímu, vratka účastnických poplatků může být do ruky rodičovi atd…) = F
7. Vyplňte datum – nejlépe poslední datum z účtenek, které budete dávat k tomuto dokladu = G
8. Vyplňte obecný účel – např.: „potraviny“ + zde můžete sečíst více účtenek pro danou kategorii (u mixovaných účtenek, kde jsou potraviny i materiál si vysčítejte jednotlivé kategorie) = H
9. Vyberte příslušnou kategorii (stravné, doprava, nájem…) = I
10. Zapište částku = J Malý tip:, když máte před sebou více paragonů stejného typu, můžete místo na kalkulačce zadávat částky přímo do tohoto okénka ve stylu 35+505+981, h.skauting to pak sečte
11. U bodu K pozor! Zde můžete na stejný doklad přidat další položku (musí to být jiná kategorie) Proveďte si po uložení dokladu kontrolu, že součet částek na účtence = celková částka dokladu.
12. Zde vidíte hospodářský výsledek [HV] akce (nepočítají se do něj převody mezi pokladnami a bankou, protože to není náklad! Tzn. Počítají se tam výnosy (účastnické příspěvky) mínus náklady (stravné, cestovné, nájem, ostatní služby [bus,vstupy], materiál, vybavení). Tento HV se pak převádí do dílčí pokladny oddílu. = L

Co nevíte, konzultujte s hospodářem.

Odevzdání táborových skutečností řešte až po předání dokladů a po odsouhlasení hospodářem!

Odevzdání vyúčtování tábora se skládá z několika kroků!

1. kontrola osobodní, případné upravení počtu dní u každého účastníka
2. kontrola zůstatku v pokladně versus kontrola účetního zůstatku v h.skautingu
3. jakýkoliv kladný zůstatek v pokladně v h.skautingu se musí vynulovat výdajovým dokladem s kategorií platby „převod do oddílové pokladny“, pokladna má pak zůstatek 0
4. jakýkoliv záporný zůstatek v pokladně je blbost a je potřeba najít důvod, proč tomu tak je; v případě, že náklady akce přesáhly rozpočet, je toto nutné okamžitě řešit s hospodářem

Co po vás bude chtít hospodář? (Všechno tiskněte z h.skautingu!)

1. Závěrečnou zprávu (podepsaný)
2. Seznam účastníků
3. Pokladní deník PDF
4. Vytištěné a podepsané výdajové doklady (schválil = vedoucí nebo zástupce ved. oddílu [jiná osoba než hospodář akce], přijal = komu to bylo vyplaceno, pokladník = hospodář akce)
5. V případě, že jste bokem vyplňovali cesťák, tak ten musí být podepsaný tím, kdo vyúčtování předkládá
   
6. Zdánlivě nesouvisející krok, je pak odevzdání akce ve skautisu (po kontrole ze strany hospodáře, dostává echo vedoucí oddílu, že může odevzdat)

1. Jako vždy při práci se skautIS nebo s h.skauting, začíná naše práce správný výběrem role (vyberte oddílový vedoucí)
2. Dále proskočíte do „Plateb“
3. Nyní byste již měli vidět platební skupinu vašeho oddílu (pro rok 2023 jsem jí již vytvořil)

---

1. Nyní si probereme možnosti – jedna z nich je „upravit skupinu“ na 99,9% se tomuto nemusíte věnovat, protože jsem zde již přednastavil všechno podstatné, můžete zde například upravit znění e-mailu (text, předmět). Doporučuji zde nic neměnit!
2. Přidání platby – vyberte variantu „za registraci„

---

POZNÁMKA NA ÚVOD: V tabulce níže budou jen lidé, kteří již mají ve skautisu přiřazenou registrační kategorii.

1. Toto je výchozí splatnost, pokud ji nyní chcete změnit vyberte nějaký blízký termín dnešku (tato splatnost se propisuje pouze do QR kodu!) Není výhodné jí mít pozdě v budoucnu, protože lidi to zaplatí mobilem a myslí si, že platba hned odešla, ale ono ne, ona třeba odejde až 20.1.2023 a vy se pak dohadujete s rodičem proč ještě nezaplatil. Moje rada, dávejte ten den, kdy budete odesílat maily.
2. Zde máte možnost buď zatrhnout všechny osoby nebo si vybrat nějaké konkrétní. Pozor, ukazuje se zde pouze 50 záznamů, pokud máte v oddílu víc lidí, musíte uložit (krok 4) a tento proces znovu zopakovat.
3. U každého člověka můžete vybrat konkrétní e-mail nebo všechny maily, které k němu evidujete (rozhodněte si sami jestli je dobré žádost o platbu posílat oběma rodičům nebo jen jednomu… Doporučuji vybrat „vyčernit“ všechny e-maily u každé osoby.
4. Nyní stačí uložit.
5. Všimněte si, že pokud platíte STS, členské karty atp… rovnou se zde tato platba propíše do celkové částky.

---

TOTO JE VÍCE MÉNĚ VŠE, CO POTŘEBUJETE VĚDĚT, V PŘÍPADĚ ZÁJMU SI MŮŽETE PŘEČÍST CO DĚLAJÍ DALŠÍ IKONKY. PÁROVÁNÍ PLATEB SI ZDE VYSVĚTLOVAT NEBUDEME, JE TO SPÍŠE AGENDA HOSPODÁŘE, KTERÝ SE S VÁMI V PŘÍPADĚ PROBLÉMU SPOJÍ.

---

Nyní si ještě popíšeme co dělají jednotlivé ikony u každého platebního předpisu

A) Editační štítek – zde můžete u každého předpisu provést změnu údaje, který vidíme v tabulce. Toto skoro nebudete používat, hodí se to pouze ve chvíli, kdy rodič zaplatí pod špatným VS, vy zde tento špatný VS můžete doplnit a pak se vám chytne automatické párování plateb. (POZOR: V 99,9% případů si řeší párování plateb hospodář, takže zde není potřeba nic měnit)

B) Individuální e-mail – pošle opětovně e-mail na všechny mailové adresy v tomto řádku. Můžete si přes editační štítek například doplnit nový mail, který vám někdo pošle dodatečně. Znění e-mailu odpovídá tomu, které je doplněno v sekci „upravit skupinu“. Upozornění: Pokud upravíte znění e-mailu kvůli individuálnímu případu, nesmíte zapomenout změnit toto znění zpět na obecné (doporučuji tedy pro individuální komunikaci používat váš osobní e-mail). Ale můžete změnit znění e-mailu na upomínku k nezaplacené platbě. A používat to u všech, kteří ještě neuhradili a je už po splatnosti.

C) Předpis zaplacen – toto tlačítko označí předpis jako uhrazený (používá se pouze v případě, že platba nejde spárovat automaticky! např. uživatel nevyplní variabilní symbol nebo použije VS někoho cizího).

D) Storno – Tímto stornujete předpis. Poté bude tento člověk znovu dostupný v sekci „přidat platbu“.